Mindestens einmal im Jahr tritt das »Parlament« auf den Plan
Verwalter bestimmt, wann eine Eigentümerversammlung stattfindet
Auch Eigentumswohnungen müssen verwaltet werden. In kleineren Anlagen können diese Aufgabe die Wohnungseigentümer selbst übernehmen. Für größere Häuser ist jedoch eine qualifizierte Fachkraft unerlässlich. Je größer die Anlage, desto schwieriger ist es, alle Wohnungseigentümer »an einen Tisch« zu bringen. Die Versammlung organisieren muss der Verwalter.Foto: BHW Mindestens einmal im Jahr lädt der Verwalter zur Eigentümerversammlung ein, und nicht selten gibt es Streit darüber, welche Uhrzeit dafür angemessen ist. »Er sollte Zeit und Ort der Versammlung auf die Bedürfnisse der Mehrheit der Eigentümer abstimmen. Sinnvoll ist es, die Miteigentümer im Vorfeld zu fragen, welche Termine ihnen recht sind. So können Streitigkeiten vermieden werden», sagt Jürgen Michael Schick, Vizepräsident und Sprecher des Immobilienverbandes Deutschland (IVD). Problematisch ist dies dann, wenn die Eigentümerschaft aus mehreren hundert Mitgliedern besteht, die verstreut über das gesamte Bundesgebiet wohnen. »Berufstätige bevorzugen meist einen Termin am Spätnachmittag oder Abend, ebenso Eigentümer, die von weiter her zur Versammlung anreisen. Ortsansässige Teilnehmer und auch die Verwalter selbst haben oftmals ein Interesse, den Termin auf den Nachmittag zu legen«, so Schick. Grundsätzlich müssten Verwalter aber auch Berufstätigen die Teilnahme an der Versammlung ermöglichen. »Sie sollten den Termin also nach Möglichkeit auf den Abend oder späteren Nachmittag legen«, empfiehlt der Verbandssprecher. Allerdings kann es nach einem Beschluss des Oberlandesgerichts Köln auch zulässig sein, eine Versammlung um 15 Uhr abzuhalten (Az.: 16 WX 168/04). Die Richter entschieden, dass eine Verlegung auf den Nachmittag sinnvoll ist, wenn zehn oder mehr Tagesordnungspunkte angesetzt sind und sich die Gemeinschaft aus einer überdurchschnittlichen Vielzahl von Eigentümern zusammensetzt, so dass das Ganze in jedem Fall fünf oder mehr Stunden dauern würde. Der Versammlungsbeginn ab 18 Uhr führe dann nämlich dazu, dass die Veranstaltung erst um 23 Uhr endet. Die von weiter her anreisenden Wohnungseigentümer müssten unter Umständen die Nacht am Versammlungsort verbringen. »Um allen Teilnehmern das Kommen zu ermöglichen, muss der Verwalter die Einladung mindestens eine Woche vor dem Termin verschicken - zuzüglich Postlaufzeit«, sagt der Rechtsanwalt und Wohneigentums-Experte Ulrich Joerss. Diese Einladung kann per Brief, Fax oder sogar per E-Mail erfolgen und muss nicht persönlich unterschrieben sein. »Wichtig sind aber die Angaben, die das Einladungsschreiben enthalten sollte. Neben dem Namen und der Anschrift des Verwalters sind dies genaue Angaben zum Ort und Zeitpunkt der Versammlung sowie die Information, für welche Wohnanlage die Zusammenkunft einberufen wird«, erklärt der Jurist. Es sei auch zwingend, bereits die Tagesordnungspunkte zu nennen. Damit lasse sich auch eine größere Akzeptanz für den gewählten Versammlungsbeginn erzielen. In der Regel bestimmt der Verwalter, wann im Jahr eine Eigentümerversammlung stattfindet. »Sinnvoll ist es, die Jahresabrechnung abzuwarten, so dass die Versammlung nach Aufstellung der erforderlichen Abrechnung einberufen wird«, rät Joerss. Ferienzeiten sollten bei der Terminplanung unbedingt ausgeklammert werden. Alle in der Versammlung gefassten Beschlüsse müssen in ein Protokoll aufgenommen werden. »Wohnungseigentümer, die nicht an der Versammlung teilnehmen konnten, können sich auf diese Weise über alles Wichtige informieren.«
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